مسئول دفتر
نام و نام خانوادگی:
رامین عبدالرحیمی
سمت :
مسئول دفتر معاونت فرهنگی دانشجویی
مدرک تحصیلی:
کارشناسی ارشد مدیریت اجرایی
تلفن تماس:
045-33525313
شرح وظائف سرپرست دفتر معاونت:
تنظیم فهرست متقاضیان ملاقات با سرپرست مربوط و تعیین ساعات ملاقات برای آنها
تنظیم اوقات جلسات و کمیسیون هایی که در دفتر سرپرست مربوطه تشکیل می شود و مطلع ساختن مقامات یا افراد شرکت کننده درجلسه
پاسخگویی به مراجعین و راهنمایی آنها و در صورت لزوم فراهم آوردن امکانات انجام درخواست های متقاضیان و مراجعه کنندگان که انجام تقاضای آنان بدون ملاقات با مقام ذی ربط امکان پذیر است.
پیگیری امور ارجاعی از سوی سرپرست و ارایه گزارش لازم به ایشان
تهیه گزارش لازم در زمینه فعالیت های حوزه مربوط و ارایه آن به سرپرست
خلاصه نمودن گزارش های واصله و ارایه آن برای مطالعه سرپرست مربوط
آماده کردن سوابق و پرونده های مربوط به کمیسیون ها و جلسات و سمینارها برای اطلاع و مطالعه قبلی سرپرست
ابلاغ دستورات صادره سرپرست مربوط به کمیسیون ها و جلسات و سمینارها برای اطلاع و مطالعه قبلی سرپرست
ابلاغ دستورات صادره سرپرست مربوط به اشخاص و موسسات ذی ربط و واحدهای تابعه بر حسب خط مشی تعیین شده و در صورت لزوم پیگیری آنها
انجام اقدامات لازم در زمینه نگهداری و بایگانی کردن پرونده ها، اوراق، نامه ها، گزارش ها و سایر اسناد و مدارک واحد مربوط در محل های مخصوص
دریافت نامه ها، پرونده ها و سایر مکاتبات رسیده به حوزه محل خدمت و ثبت خلاصه مشخصات و جریان آنها در رایانه یا دفاتر مربوط
تفکیک و توزیع نامه ها، گزارش ها و سایر مکاتبات بین افراد واحد مربوط از طریق عین مکاتبات یا به صورت مجازی و مکاتبات بدون کاغذ
استفاده از نرم افزارهای پردازش متن، دریافت و ارسال نامه های الکترونیکی، دورنگار